Pengelolaan Surat Elektronik Kita

Siapa yang masih bersedia mengurus infrastruktur surat elektronik (email) kita?

Pertanyaan ini mulai muncul setelah Gmail menyediakan tempat penyimpanan email yang melompat jauh dari tradisi waktu itu, dari orde Megabita menjadi Gigabita. Pengguna email pribadi mulai merasa nyaman “menyimpan apa saja” di Gmail dibanding kerepotan email di kantor misalnya, dengan dalih kapasitas. Email lokal, yaitu yang dikelola di intranet atau “Internet tapi bersuasana domestik”, masih punya daya saing, yaitu kecepatan akses. Ada teman yang mempertahankan webmail di Plasa, kendati berukuran super-terbatas, untuk keperluan berkirim berkas di kantor klien yang berkoneksi Internet “akses ke mancanegara dicekik, akses ke IIX jor-joran.”

Mirip dengan salah satu keunggulan Ubuntu yang memiliki repositori domestik dibanding Microsoft Windows yang selalu mengambil paket pemutakhiran jauh di benua sana.

Gmail lewat Google melangkah berkali-kali dalam hal pengelolaan email. Ukuran bukan segalanya, cara akses dan kecepatan menyusul. Termasuk penyediaan Google Hosted: bermodal nama domain — yang relatif terjangkau, organisasi dapat memiliki “email sendiri” namun diuruskan Google. Begitulah pengakuan salah satu staf TI organisasi bisnis besar,

Pada mulanya kerepotan pengguna email di sini memang soal ukuran. Pengiriman lampiran (attachment) mulai repot, akhirnya sebagian orang menggunakan akun email pribadi mereka di Yahoo! atau Gmail untuk urusan internal kantor

Setelah itu, tambah lucu saja: ternyata pengiriman email lewat Gmail lebih cepat dibanding lewat server email internal.

Tentu perlu telaah lebih lanjut pernyataan terakhir tentang “lebih cepat” tsb. Dapat saja terjadi pada kasus tertentu yang tidak dapat digeneralisasi atau secara teknis infrastruktur email di organisasi tsb. perlu diteliti lagi. Namun mereka sudah memutuskan untuk memindahkan urusan email ke Google dan sejauh ini memudahkan.

Dengan penasaran saya coba ungkap kasus tersebut saat mengobrol semeja dengan staf TI dan pengguna yang sudah melek soal infrastruktur di Jakarta beberapa hari lalu. Hasilnya malah runcing, “Google memang paling top untuk email. Belum ada yang sanggup menandingi.” Malah ditambahkan juga pengelolaan email untuk perusahaan tempat dia bekerja juga akan dipindahkan ke Gmail. Sedangkan teman pengguna satunya mengomentari bahwa di tingkat perundingan resmi internasional sudah jamak melihat daftar nama para pejabat kita menggunakan alamat email populer seperti Yahoo! atau Gmail.

Apakah hal ini akan berdampak pada kredibilitas untuk organisasi atau urusan resmi? Ingat ramai-ramai “akun gratisan” beberapa tahun lalu yang dibantah total oleh komunitas dan “gratisan tetap jaya” untuk email hingga kini.

Pertanyaan penting juga: siapa yang masih berkutat mengurus server email dengan kondisi di atas? Toh, pindah ke Google gampang dan murah.

Memang, masih ada sekumpulan orang yang tetap bergeming mengurus sendiri dengan dalih keasyikan bermain konfigurasi server email atau alasan keamanan dokumen.

2 Comments

  1. Wah.. blog "baru" nih mas Amal? FYI,.. Univ. Groningen sekarang yang ngurus emailnya tuh google.. awalnya ngelola server sendiri, tapi terus setelah crash 2 minggu, masuk deh google.

    selama 2 minggu ini, email sementara staf banyak yang pakai google.. efek lainnya: membuat profesor2 gaptek jadi lebih melek.. hahahaha..

    1. Betul, yang lama dipindahkan sebagai arsip, supaya lebih fokus menulis, tidak disibukkan alat bantu.

      Hmm, fakta menarik juga tentang RuG yang menggunakan Gmail. Wacana email untuk civitas academica pernah muncul di ITB, sampai dengan keinginan membuat alamat email yang dapat dipakai selamanya. Bukan mustahil jika akhirnya dikelola Google juga.

Comments are closed.